随着社会的不断发展，建筑的规模越来越庞大，设备房间的数量也越来越多，这给钥匙的管理增加了难度。尤其是一些大型的公共基础设施，当发生紧急情况时，如何快速准确的找到相关房间的钥匙就显得及其重要。
传统的钥匙管理方式可能存在的弊端：
- 管理难度大。传统的钥匙管理方式为人工管理，不仅增加了人力成本，人为因素犯错的可能性也随之增大。
- 管理者的要求比较高。管理者既要熟悉钥匙的情况，还要熟悉工作人员的情况。钥匙的使用环节得不到有效的监控。钥匙可能得不到及时归还，也可能被带到其它的地方，甚至可能被复制。
- 管理者很难被替代。一旦管理者休假或离职，接替他的人可能会很难开展工作。钥匙的查找比较困难。钥匙的使用记录都是以人工的方式来记录的，跟管理者的习惯和规律都有很大的关系，这就决定了记录的质量也是参差不齐的，因此通过记录来查找钥匙的难度会比较大。
无论从何种角度上看，传统的钥匙管理方式已经远远不能满足现今社会发展的需要了，我们需要引入智能钥匙管理系统。
智能钥匙管理系统的优点主要包括：
- 管理难度大大降低。通过计算机程序管理，杜绝了人为犯错的可能性；此外管理员可灵活设置各种使用权限，对钥匙的管理也更加精细化。
- 降低了人力成本。通过使用智能钥匙管理系统，不需要安排专人管理钥匙，降低了人力成本，还使得钥匙的管理完全不受时间限制，24小时全天候待岗。
- 钥匙的整个使用环节得到有效的监控。管理者可以实时掌握钥匙的使用情况，也杜绝了钥匙被复制的可能。
- 多种识别方式。工作人员领取钥匙时可采用指纹、RFID和密码等多种识别方式中的任意一种，使钥匙的管理工作更加方便快捷。
- 完善的安全管理机制。当有人以暴力方式来获取钥匙的时候，系统可以向管理者及时发出报警信息。
