目前，许多单位的公文处理仍为手工模式，存在着手工登记、工作繁重，人人交接，易出纰漏，查询不便、统计缓慢，难以追溯、责任不明等客观现象，导致工作质量和效率难以大幅提高，给公文流转工作造成了极大地困扰。
为了实现公文流转全过程智能化、流程化、规范化、安全化管理，需要引进具有智能管控的软硬件智能公文流转柜管理系统。
智能公文交换管理系统是一套针对行政公文流转的需求和特点，对公文流转进行科学合理的智能化管理系统。
该系统综合利用物联网技术、多生物识别技术、互联网技术、通信技术、传感器技术、自动控制技术、数据库技术、安全技术等多种先进技术，实现了公文存放、公文领取等全过程智能化、精准化、安全化管理。
智能公文流转柜管理系统平台通过远程查询、监管、监控，取代了过去繁琐的人工管理，大幅降低了传统公文交换管理中存在的人为因素等导致的公文交换在管理上可能出现的混乱和意外，使公文交换管理规范化、标准化、智能化。
